Was ist eine digitale Kundenakte?
Dokumente, E-Mails, Verträge und weitere Kundeninformationen zentral gebündelt. Mit der digitalen Kundenakte im envisia finder haben Sie alle relevanten Informationen sofort verfügbar und schaffen eine gemeinsame Datenbasis für Vertrieb, Service, Buchhaltung und Geschäftsführung.
Das schafft die Kundenakte in Ihrem Unternehmen
- Weniger Zeit mit Suchen verlieren
- Alle Abteilungen auf demselben Informationsstand halten
- Kundenanfragen souverän bearbeiten
- Zugriffe gezielt steuern
- Kundendaten sicher verwalten
Alles an einem Ort
Keine Kundendaten mehr in E-Mail-Postfächern, Ordnern und unterschiedlichen Ablagen suchen. Alle Informationen sind zentral gebündelt, transparent und jederzeit verfügbar.
Auf alles gefasst
Kundeninformationen setzten sich oft aus unterschiedlichen Dokumenten zusammen und kommen über verschiedene Wege ins Unternehmen. In der Kundenakte werden sie einheitlich zusammengeführt.
Excel
Word
Bildformate
Präsentationen
strukturierte Datenformate
Kontaktdaten
Schriftverkehr
Verträge
Angebote
Kalkulationen
Rechnungen
Alles Zentral
Alle kundenbezogenen Inhalte werden in der Kundenakte zusammengeführt, sodass der Informationsstand immer aktuell ist. Doppelte Daten entfallen, Prozesse laufen effizienter und schaffen die Grundlage für automatisierte Abläufe.
Mehrere Abteilungen. Eine Kundenakte.
Vertrieb, Service und Buchhaltung arbeiten mit derselben Informationsbasis. Kundeninformationen müssen nicht mehr gesucht oder zwischen Abteilungen weitergegeben werden.
Effiziente Zusammenarbeit im Team
Dokumente sind bereichsübergreifend verfügbar und auffindbar. Langes Suchen und komplizierte Ablagen entfallen. Missverständnisse lassen sich reduzieren, da Vertrieb, Service und Buchhaltung auf denselben Informationsstand zugreifen.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Jede Kundeninteraktion, ob Telefonat, E-Mail oder Vertragsabschluss, wird zentral dokumentiert. Es ist jederzeit ersichtlich, wann und von wem Inhalte hinzugefügt wurden. Kommentare und ergänzende Informationen können direkt hinterlegt werden.
Arbeitsfähig, auch wenn Kollegen fehlen
Auch bei Abwesenheiten bleiben Prozesse durchgängig und ohne Unterbrechung sichergestellt. Vertretungen können sich sofort einarbeiten und nahtlos weiterarbeiten, ohne Informationsverlust.
Level-Up durch Volltextsuche
Die Volltextsuche verändert den Umgang mit Kundendaten grundlegend. Alle Dokumente und Inhalte lassen sich gezielt durchsuchen, unabhängig von Format oder Ablageort.
Dokumentinhalte vollständig durchsuchen
Die Suche erfasst nicht nur Dateinamen oder Metadaten, sondern den gesamten Dokumenteninhalt. Auch Details wie Vertragsklauseln oder einzelne Hinweise werden gefunden, selbst Handschrift und Randnotizen werden zuverlässig erkannt.
Relevante Informationen in Sekunden
Kundenanfragen lassen sich schneller und präziser beantworten. Statt langem Suchen, stehen die relevanten Informationen innerhalb weniger Sekunden bereit.
Suchen, wie Sie denken
Sie können gezielt nach Rechnungsnummern, Beträgen, Namen, Adressen, Produkten oder Daten suchen. Die Ergebnisse werden im passenden Kontext angezeigt, sodass Sie Inhalte sofort einordnen können.
Änderungen jederzeit nachvollziehen
Änderungen und unterschiedliche Dokumentenstände bleiben nachvollziehbar dokumentiert. So ist jederzeit ersichtlich, welcher Stand aktuell ist und wie sich ein Dokument entwickelt hat.
Nachvollziehbare Änderungen
Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert. Es ist jederzeit ersichtlich, von wem und wann Inhalte angepasst wurden.
Immer mit dem aktuellen Stand arbeiten
Eine zentrale Versionsübersicht verhindert doppelte oder veraltete Stände. Der envisia finder erkennt Mehrfachuploads und weist aktiv darauf hin.
Rechtskonformität
Die Versionierung erfolgt gemäß gesetzlichen Vorgaben und bildet die Grundlage für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD. Alle Versionen sind lückenlos dokumentiert und im Prüfungsfall jederzeit abrufbar.
Mit uns ist Datenschutz einfach
Legen Sie individuell fest, wer Kundendaten sehen oder bearbeiten darf.
Gezielter Zugriff
Informationen können gezielt für bestimmte Nutzer oder Gruppen nutzbar gemacht werden. Zugriffsrechte sind im envisia finder mit wenigen Klicks entsprechend vergeben. Im envisia finder sind die betreffenden Einstellungen mit wenigen Klicks umgesetzt. So bleiben sensible Kundendaten geschützt und sind ausschließlich für berechtigte Personen zugänglich.
Berechtigungen flexibel verwalten
Zugriffsrechte lassen sich jederzeit schnell anpassen oder entziehen und werden unmittelbar wirksam. Änderungen sind in wenigen Klicks umgesetzt, sodass auch neue Mitarbeiter innerhalb kurzer Zeit eingebunden und arbeitsfähig sind.
Datenschutzkonformität leicht gemacht
Alle Daten werden gemäß geltenden Datenschutzvorgaben verarbeitet und geschützt. Zugriffe und Änderungen sind vollständig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
Klartext, was bringt mir der envisia finder im Umgang mit Kundendaten?
Ihre Vorteile auf einen Blick
Alles sofort griffbereit
Alle relevanten Dokumente und Informationen sind zentral und jederzeit griffbereit.
Gemeinsam auf einem Stand
Vertrieb, Service und Buchhaltung arbeiten auf derselben Informationsbasis.
Kundenanfragen souverän bearbeiten
Benötigte Informationen sind schnell verfügbar und direkt für die Bearbeitung nutzbar.
In Sekunden gefunden
Mit der Volltextsuche finden Mitarbeiter relevante Inhalte innerhalb kürzester Zeit.
Zugriffe gezielt steuern
Berechtigungen lassen sich individuell an Mitarbeiter, Rollen und Verantwortlichkeiten anpassen.
Kundendaten sicher verwalten
Sensible Informationen werden geschützt und gezielt für berechtigte Mitarbeiter zugänglich gemacht.
Häufig gestellte Fragen
Eine digitale Kundenakte reduziert Suchaufwand, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und schafft transparente Prozesse. Informationen sind jederzeit verfügbar, wodurch Arbeitsabläufe effizienter und Entscheidungen schneller getroffen werden können.
Die Volltextsuche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch Inhalte von Dokumenten wie PDFs, E-Mails oder Verträgen. Dadurch können Informationen wie Rechnungsnummern, Namen oder Vertragsklauseln in Sekunden gefunden werden.
Sie haben Fragen? Wir führen eine kostenlose Live-Demo für Sie durch.
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Niklas RitzenhoffBusiness Development Manager
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