Was ist eine digitale Kundenakte?

Zentral

Alle kundenbezogenen Inhalte werden in der Kundenakte zusammengeführt, sodass der Informationsstand jederzeit aktuell ist. Doppelte Datenhaltung wird vermieden und Prozesse laufen deutlich effizienter. Gleichzeitig entsteht eine stabile Grundlage für automatisierte Abläufe.

Datentypunabhängig

Kundeninformationen können viele verschiedene Formate und Wege einnehmen. In der Kundenakte werden sie einheitlich zusammengeführt und logisch miteinander verknüpft.

Unterstütze Formate:
PDF, Excel, Word, E-Mail, Bildformate, Präsentationen, strukturierte Datenformate und Kontaktdaten.

Effiziente Zusammenarbeit im Team

Dokumente sind bereichübergreifend verfügbar und auffindbar, langes Suchen und komplizierte Ablagen entfallen. Missverständnisse lassen sich deutlich reduzieren, da Vertrieb, Service und Buchhaltung auf denselben aktuellen Informationsstand zugreifen.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Jede Kundeninteraktion, ob Telefonat, E Mail oder Vertragsabschluss, wird zentral dokumentiert. Es ist jederzeit ersichtlich, wann Inhalte hinzugefügt wurden und von wem. Kommentare und ergänzende Informationen können direkt hinterlegt werden.

Effizient bei Urlaub oder Krankheit

Auch bei Abwesenheiten bleibt die Arbeit lückenlos. Vertretungen können sich sofort einarbeiten und nahtlos weiterarbeiten, ohne Informationsverlust.

Tiefgreifende Suchmöglichkeiten

Die Suche erfasst nicht nur Dateinamen oder Metadaten, sondern den gesamten Inhalt von Dokumenten. Auch Details wie Vertragsklauseln oder einzelne Hinweise werden zuverlässig gefunden, selbst Handschrift und Randnotizen werden zuverlässig erkannt.

Relevante Informationen in Sekunden

Kundenanfragen lassen sich schneller und präziser beantworten. Statt lange zu suchen, stehen die passenden Informationen innerhalb weniger Sekunden bereit.

Schlagwörter sind Ihr neuer Freund

Da die Suche nicht nur nach oberflächlichen Informationen sucht, können nach jeglichen Inhalten gesucht werden. Es kann nach Rechnungsnummern, Beträgen, Namen, Adressen, Produkten oder Daten gesucht werden. Die Ergebnisse zeigen zusätzlich den passenden Kontext, sodass Inhalte direkt eingeordnet werden können.

Nachvollziehbare Änderungen

Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert. Es ist jederzeit ersichtlich, wer Inhalte angepasst hat und wann.

Die unumstößliche Version

Eine zentrale Versionsübersicht verhindert doppelte oder veraltete Stände. Der envisia finder erkennt Mehrfachuploads und weist aktiv darauf hin.

Rechtskonformität

Die Versionierung erfolgt im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben und bildet die Grundlage für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD. Alle Versionen sind vollständig dokumentiert und im Prüfungsfall sofort abrufbar.

Gezielter Zugriff

Informationen können gezielt für bestimmte Nutzer oder Gruppen nutzbar gemacht werden. Wer darf sehen, wer darf bearbeiten? Im envisia finder sind die betreffenden Einstellungen mit wenigen Klicks umgesetzt. So bleiben kritische Daten Ihrer Kunden geschützt und stehen nur den notwendigen Personen zur Verfügung.

Schnell

Zugriffe sind so schnell entzogen, wie sie gegeben wurden. Änderungen in den Berechtigungen sind in wenigen Klicks umgesetzt und direkt durchgeführt. So sind auch neue Mitarbeiter sind in wenigen Minuten eingebunden und arbeitsfähig.

Datenschutzkonformität leicht gemacht

Alle Daten werden gemäß geltender Datenschutzvorgaben verarbeitet und geschützt. Zugriffe und Änderungen sind vollständig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.