Digitaler Rechungseingang leicht gemacht

Vom ersten Eingang einer Papierrechnung bis zur digitalen Weiterverarbeitung in der Buchhaltung übernimmt der envisia finder zeitaufwendige Zwischenschritte. Durch klar definierte Prozesse, gezielte Automatisierung und dem intelligenten Einsatz von KI wird der tägliche Aufwand bei der Verarbeitung von Rechnungen deutlich reduziert und gleichzeitig spürbar transparenter.

Die Lösung für Ihre Rechnungsprozesse

Einfache Digitalisierung von analogen Rechnung
Inhalte werden automatisch ausgelesen, vervollständigt und der richtigen Stelle zugeordnet
Automatische Weiterleitung und Freigabe nach selbstbestimmten Regeln
Lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
Sorglose Weitergabe an Buchhaltungssoftware, durch integrierte Schnittstellen

Fristen sicher im Griff behalten

Alle Zahlungsziele werden automatisch erkannt und übersichtlich dargestellt. So behalten Sie Fristen jederzeit im Blick und vermeiden unnötige Verzögerungen im Prozess. Gleichzeitig lassen sich Skontofristen zuverlässig nutzen und finanzielle Vorteile sichern.

Fristen jederzeit im Blick

Alle relevanten Zahlungsziele werden automatisch erkannt, überwacht und übersichtlich dargestellt. Der aktuelle Status ist jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Automatische Benachrichtigungen

Verantwortliche werden bei anstehenden oder kritischen Fristen automatisch per E Mail informiert. So wird sichergestellt, dass keine Aufgabe unbeachtet bleibt.

Eskalationsstufen bei Verzögerungen

Werden Fristen kritisch oder sogar überschritten, greifen definierte Eskalationsstufen. Zuständige Personen werden gezielt eingebunden, damit rechtzeitig reagiert werden kann.

Effiziente Freigabeprozesse

Der envisia finder bildet Ihre individuellen Freigabeprozesse eins zu eins ab. Rechnungen gelangen direkt zur richtigen Person und können ohne Umwege geprüft und freigegeben werden. Das reduziert Abstimmungen und sorgt für durchgängige, stabile Abläufe.

1. Eingang und Analyse

Die Rechnung wird direkt beim Eingang erkannt und automatisch verarbeitet. Relevante Inhalte wie Lieferant, Beträge, Rechnungsdatum und Positionen werden ausgelesen.

2. Intelligente Zuordnung

Auf Basis von Regeln, bisherigen Buchungen und hinterlegten Strukturen wird die Rechnung automatisch der richtigen Person, Abteilung oder dem passenden Prozess zugewiesen.

3. Strukturierte Prüfung und Freigabe

Zuständige Personen erhalten alle relevanten Informationen gebündelt in einer klaren Ansicht. Prüf- und Freigabeschritte sind eindeutig definiert und bauen logisch aufeinander auf.

4. Aktive Fristenüberwachung und Steuerung

Zahlungsziele und Fristen werden kontinuierlich überwacht. Status und Fortschritt sind jederzeit transparent einsehbar. Bei kritischen Zeitpunkten werden Verantwortliche automatisch benachrichtigt, bei Verzögerungen greifen definierte Eskalationsstufen.

Intelligente Rechnungserkennung mit KI

Rechnungen werden automatisch erkannt, ausgelesen und als strukturierte Daten bereitgestellt. Relevante Informationen stehen sofort zur Verfügung und können direkt weiterverarbeitet werden. Das reduziert manuellen Aufwand und erhöht die Geschwindigkeit im gesamten Prozess.

Automatische Datenerfassung

Rechnungsinhalte werden erkannt und als strukturierte Daten im System bereitgestellt.

Ergänzung fehlender Informationen

Kostenstellen, Projektzugehörigkeiten und weitere Angaben werden automatisch ergänzt.

Hohe Erkennungsqualität

Auch komplexe, lange Dokumente werden zuverlässig analysiert und korrekt verarbeitet.

Automatisierte Buchhaltungssoftware DATEV Schnittstelle

Rechnungsdaten werden automatisch an DATEV und andere angebundene Systeme übergeben. Prozesse bleiben durchgängig und die Weiterverarbeitung erfolgt ohne Unterbrechungen.

Reduzierung manueller Aufwände

Das erneute Erfassen oder manuelle Übertragen von Daten entfällt. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert und Prozesse beschleunigt.

Durchgängige Prozesskette

Vom Dokumenteingang bis zur Buchung greifen alle Schritte ineinander. Bestehende Systeme bleiben eingebunden und werden sinnvoll ergänzt.

Flexible Anbindung weiterer Systeme

Dokumente und Daten lassen sich über verschiedene Schnittstellen integrieren, z. B. über Outlook, Server und Ordnerstrukturen, Scanlösungen oder direkt über API Anbindungen. Auch ERP, CRM oder Warenwirtschaftssysteme können eingebunden werden.

Analog zu Digital

Rechnungen werden unabhängig vom Eingangskanal erfasst und in einen durchgängigen digitalen Prozess überführt. Inhalte werden zentral gebündelt, strukturiert aufbereitet und stehen unmittelbar für die Weiterverarbeitung bereit. So entsteht ein einheitlicher Ablauf von der Erfassung bis zur Freigabe ohne Medienbrüche.

Transparenter Zugriff

Relevante Belege und Informationen sind jederzeit auffindbar und für berechtigte Personen direkt zugänglich.

Jederzeit und überall verfügbar

Als webbasierte Lösung ist der Zugriff jederzeit und von überall möglich, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Freigaben und Prüfungen lassen sich flexibel durchführen, ohne an einen festen Arbeitsplatz gebunden zu sein.

Nahtlose Weiterverarbeitung

Alle relevanten Informationen liegen vollständig vor, sodass Rechnungen ohne Unterbrechungen weiterverarbeitet werden können.

Automatisierte Freigaben durch KI

Freigaben basieren nicht nur auf festen Regeln, sondern auf der intelligenten Analyse von Inhalten und bisherigen Vorgängen. Die KI erkennt Zusammenhänge, schlägt passende Zuordnungen vor und unterstützt bei der Entscheidungsfindung. So werden Prozesse nicht nur automatisiert, sondern kontinuierlich optimiert und an reale Abläufe angepasst.

Beschleunigte Abläufe

Durch Automatisierung verkürzt sich die gesamte Durchlaufzeit deutlich.

Regelbasierte Prozesse

Freigaben erfolgen automatisch auf Basis definierter Kriterien wie Betrag oder Kostenstelle.

Intelligente Zuweisung

Rechnungen werden direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet.

Häufig gestellte Fragen

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